Junior Personal Assistant

Location: Amsterdam, North Holland, Netherlands
|
Agency: Mediabrands - Netherlands
|
Ref#: 7112
|
Type of Contract: Regular

Junior Personal Assistant

Onze organisatie is continu in beweging en dat geldt ook voor onze medewerkers.

Onze afdeling Facility & Support is daar een voorbeeld van; sinds vorig jaar is deze afdeling geheel vernieuwd en dat biedt veel nieuwe kansen en mogelijkheden. Misschien ook wel voor jou? Wij zijn nl. op zoek naar een Junior Personal Assistant!

Als Junior Personal Assistant ben jij de spin van onze organisatie, waarbij je complexe agenda's beheert, zakelijke reizen organiseert en evenementen bijwoont. Met uitstekende organisatorische vaardigheden en een proactieve instelling, ben jij klaar voor de uitdaging om onze managementleden te ondersteunen en onze werkomgeving soepel te laten verlopen.

Heb jij een mbo-diploma, ervaring in een administratieve rol en een flexibele instelling? Ben je op zoek naar een dynamische omgeving waar je kunt groeien en je vaardigheden kunt ontwikkelen? Dan nodigen we jou uit om deel uit te maken van ons team bij IPG Mediabrands! 

Jij:

  • Beheert complexe agenda's van managementleden; 
  • Beheert de declaraties van verschillende managementleden, inclusief indienen, controleren en verwerken; 
  • Beheert zakelijke reizen (boeken vluchten, hotels, taxi's en transfers) en stelt gedetailleerde reisplannen op en regelt een (reis)visa waar nodig; 
  • Beheert en houdt de verlofsystemen bij voor managementleden; 
  • Ontvangt gasten van managementleden; 
  • Assisteert bij evenementen van o.a. de Social Club; 
  • Organiseert in-house lunches in samenwerking met de receptie; 
  • Prepareert vergaderruimtes voor klantafspraken, pitches, enzovoort, in overleg met de Office Manager. 
  • Verzorgt het uitnodigingstraject i.g.v. interne en externe evenementen (versturen uitnodiging, bijhouden aan/afmeldingen, herinneringen, bevestigen etc.). 

Vereisten: 

  • Mbo-diploma of gelijkwaardige ervaring; 
  • Bij voorkeur ervaring in een soortgelijke rol of administratieve positie; 
  • Uitstekende organisatorische en multitaskingvaardigheden; 
  • Sterke communicatie- en interpersoonlijke vaardigheden; 
  • Vermogen om zelfstandig te werken en in een teamomgeving te gedijen; 
  • Proactief en in staat om problemen op te lossen; 
  • Flexibiliteit en aanpassingsvermogen in een dynamische omgeving; 
  • Bereid om te werken met projectmanagement tools zoals Asana; 
  • Beheerst uitstekend de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk; 
  • Je bent fulltime beschikbaar (40 uur); 
  • Bekend met MS Office (een pré). 

Werken bij Mediabrands betekent meer:
Wij bieden een uitdagende, gevarieerde functie waarin je echt het verschil kan maken. Je werkt zelfstandig, maar ook samen met een enthousiast team. Je wordt onderdeel van het HR & Facility team van 16 collega’s. We werken daarin een dynamische omgeving waar intensief wordt gewerkt, maar waar ook ruimte is voor gezelligheid en ontspanning.

  • Een marktconform salaris passend bij jouw ervaring;
  • 26 vakantiedagen per jaar op basis van een 40-urige werkweek;
  • Minimaal 32 uur aanwezig op kantoor.
  • Werken voor toonaangevende A-merken;
  • Onderdeel van een internationaal netwerk;
  • Gezellige en bevlogen collega’s;
  • Gezamenlijke lunch en vrijdagmiddagborrels;
  • Sport, Feestjes, Kerstdiner, Beachparty, Pub quiz;
  • Werk en privé in balans;
  • Een Learning & Development afdeling die je zowel op de hard als op de soft skills verder kan helpen ontwikkelen;
  • Veel vrijheid om zelf initiatieven te ontwikkelen;

En nu? 
Als je enthousiast bent om deel uit te maken van ons leuke Support Team dat bestaat uit een Office Manager, Executive Assistant en een Project Manager LT, ontvangen we graag jouw sollicitatie met cv en motivatiebrief.

Wij zijn Mediabrands!
IPG Mediabrands is de mediaholding van o.a. UM, Initiative, KINESSO, Yune & Magna en biedt diensten zoals mediastrategie, -onderzoek, -planning, -inkoop, creatie, activatie en design. Samen met 450 collega's streven we ernaar merken en marketeers te verrassen en uit te dagen. De focus op onze growth culture komt tot uiting in traineeships voor onze Young professionals, development programs en een cultuur van continu leren. 

Onze mensen vormen het hart van ons bedrijf. We zijn een bedrijf van Challengers, gericht op samenwerking als één familie. Diversiteit versterkt ons, en we streven naar een inclusieve cultuur waar gelijke kansen centraal staan. We bieden gelijke kansen aan alle sollicitanten, ongeacht leeftijd, handicap, ras, geslacht, seksuele geaardheid of enig ander kenmerk beschermd door de wet. We geloven in een werkplek waarin iedereen kan floreren, en we moedigen divers talent aan om zich aan te sluiten bij ons team. Wij zijn 'The House of Challengers!'