Executive Assistant

Onze organisatie is continu in beweging, en dat geldt ook voor onze medewerkers. Onze afdeling Facility & Support is daar een goed voorbeeld van; sinds vorig jaar is deze afdeling uitgebreid en geheel vernieuwd, wat veel nieuwe kansen en mogelijkheden biedt. Wellicht ook voor jou? Wij zijn namelijk op zoek naar een Executive Assistant!

Als Executive Assistant ben jij een essentiële schakel binnen onze organisatie. Je beheert de complexe agenda’s van het senior management, organiseert zakelijke reizen, en ondersteunt bij belangrijke evenementen. Met uitstekende organisatorische vaardigheden en een scherp oog voor detail, ben jij de steunpilaar die onze leidinggevenden nodig hebben om efficiënt en succesvol te opereren. Je hebt ervaring in het werken op senior management niveau en weet hoe je prioriteiten stelt en zelfstandig beslissingen neemt in een dynamische omgeving.

Heb jij een mbo-diploma, 1-2 jaar ervaring in een ondersteunende of vergelijkbare rol, en ben je klaar voor de volgende stap? Zoek je een dynamische en professionele omgeving waar je jezelf verder kunt ontwikkelen? Dan nodigen we je graag uit om deel te worden van ons team bij IPG Mediabrands!

Taken en verantwoordelijkheden

• Agenda en Prioriteitenbeheer: Beheer van complexe agenda’s voor het senior management, waarbij je snel prioriteiten stelt en zorgt dat afspraken naadloos op elkaar aansluiten.
• Reisorganisatie: Verantwoordelijk voor het boeken van reizen voor het managementteam, inclusief vluchten, hotels, transfers, en het regelen van visa. Je stelt gedetailleerde reisplannen op en zorgt voor een soepel verloop.
• Declaraties en Verlofbeheer: Verwerken en beheren van declaraties en verlofaanvragen voor het senior management.
• Gastenontvangst en Evenementenondersteuning: Ontvangst van belangrijke gasten en klanten, en het ondersteunen van bedrijfsevenementen in samenwerking met de Social Club.
• Vergaderingen en Voorbereidingen: Organiseren van klantafspraken en pitches, voorbereiden van vergaderruimtes en zorgen voor de benodigde materialen en technische ondersteuning in overleg met de Office Manager.
• Event Planning en Coördinatie: Beheer van uitnodigingen en aanmeldingen voor zowel interne als externe evenementen. Je houdt het overzicht over het uitnodigingstraject en zorgt voor tijdige herinneringen en bevestigingen.
•  Budgettering en Prognoses: Maken van financiële vooruitzichten en prognoses ter ondersteuning van planning en nauwkeurig budgetbeheer.
• Contractvoorbereiding en -verzending: Voorbereiden en versturen van contracten naar de juiste partijen, om tijdige en precieze verwerking te waarborgen.
• Verwerking van Uitgavenverschillen: Monitoren en verwerken van verschillen in uitgaven om de consistentie van budgetten te behouden.
• Systeemupdates bij Teamwijzigingen: Bijwerken van interne urenregistratiesystemen bij teamwijzigingen en nieuwe collega's.

Vereisten

• Positieve, lekkere energie met de wil om aan te pakken en probleemoplossend vermogen
• Mbo-diploma of gelijkwaardige werkervaring
• Minimaal 1-2 jaar ervaring in een administratieve rol, bij voorkeur op senior management niveau
• Uitstekende organisatorische en multitaskingvaardigheden, met een sterk gevoel voor prioriteiten
• Sterke communicatie- en interpersoonlijke vaardigheden; representatief en discreet
• Vermogen om zowel zelfstandig als in een team te werken, met een probleemoplossende en proactieve houding
• Flexibiliteit en aanpassingsvermogen in een dynamische, veeleisende omgeving
• Ervaring met projectmanagement tools zoals Asana is een pré
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk
• Fulltime beschikbaarheid (40 uur per week)
• Goede kennis van MS Office (pré)

Wij zijn Mediabrands! 
IPG Mediabrands is de mediaholding van o.a. UM, Initiative, KINESSO, Yune & Magna en biedt diensten zoals mediastrategie, -onderzoek, -planning, -inkoop, creatie, activatie en design. Samen met 450 collega's streven we ernaar merken en marketeers te verrassen en uit te dagen. De focus op onze growth culture komt tot uiting in traineeships voor onze Young professionals, development programs en een cultuur van continu leren. 
 
Onze mensen vormen het hart van ons bedrijf. We zijn een bedrijf van Challengers, gericht op samenwerking als één familie. Diversiteit versterkt ons, en we streven naar een inclusieve cultuur waar gelijke kansen centraal staan. We bieden gelijke kansen aan alle sollicitanten, ongeacht leeftijd, handicap, ras, geslacht, seksuele geaardheid of enig ander kenmerk beschermd door de wet. We geloven in een werkplek waarin iedereen kan floreren, en we moedigen divers talent aan om zich aan te sluiten bij ons team. Wij zijn 'The House of Challengers!'.